Követelménykezelés (Business Analyst 101 képzés, 4. kurzus)
2015.02.23. 17:29
Már úgy gondoltam, hogy nem blogolok többet a Business Analysis 101 kurzusról, de a 4. heti téma a követelménykezelés volt, amin belül a kedvenc témaköreim merültek fel. Úgyhogy szó volt a kérdőívezésről, interjúról, fókuszcsoportról, megfigyelésről stb. tehát amit a kutatásban módszereknek nevezünk. Akkora keddvel hallgattam ezeket az előadásokat, hogy nem lett volna szívem kihagyni az összefoglalót. Nem mintha túl sok újat mondott volna Michael Boyle, de kaptunk egy jó kis összefoglalót, kedvcsinálót és megismertük például a MoSCoW technikát is.
A követelménykezelés folyamatának első lépése a követelmények priorizálása, mivel ezek általában nem egyforma fontosságúak, a kapcsolatot ki kell deríteni köztük. Aztán jön a követelmények rendszerezése, mikor kategorizáljuk őket funkciók, szcenáriók vagy bármilyen más logikai rend szerint. Meg kell győződnünk, hogy megfelelően értettük a követelményeket, ezt a fázist nevezzük ellenőrzésnek. Végül pedig a résztvevők jóváhagyásával zárul a folyamat.
Kérdőíves kutatás, közvéleménykutatás
Legtöbbször az adatok összegyűjtéséhez a kérdőívezés módszerét szokták használni, mert mondjuk nincs idő az interjúk készítéséhez vagy workshopok tartásához. Probléma lehet még a pénz és a távolság, de az is lehet, hogy valaki a kérdőívezést tartja a leghatékonyabb módszernek.
A közvéleménykutatások történhetnek írásban vagy szóban. Tartalmazhatnak zárt végű kérdéseket (egyetért / nem ért egyet, Igen / Nem), skálás válaszokat vagy nyílt végű kérdéseket. A kutatás előtt mindenképp kell készülni, és akár próbatesztet folytatni, hogy kiderüljenek az esetleges hibák a korai fázisban. Mindenképp érdemes magunknak feltenni a következő kérdéseket a kutatást megelőzően:
- Mi a cél? Mit szeretnék elérni?
- Ki a célközönség? Ki fogja megadni a válaszokat, amire szükségem van?
- Milyen típusú kérdőív fogja nekem a helyes válaszokat adni?
- Hány emberre van szükségem, hogy a kutatás érdemleges legyen? Ha növelem a csoportot, akkor az eredmények is mások lesznek?
- Hogyan érdemes elvégeznem a kérdőívezést? Szóban, írásban vagy mindkét módszerrel?
- Mennyire kell a válaszoknak pontosnak lenni?
- A kutatást más felderítési módszerekkel együtt végzem? Milyen összeköttetés van a különböző módszerek között?
- Hogy tudom ellenőrizni az eredményeket? Érdemes nyomon követő (follow up) interjúkat is készíteni?
A kutatás lépései a következők:
- Előkészíteni a kutatást
- Ellenőrizni a kérdéssort, pl. próbateszttel
- Elvégezni a kutatást
- Összegyűjteni az adatokat
- Befejezni a kutatást
- Elkészíteni a szükséges dokumentumot
User story
A user story egy probléma vagy szükséglet leírását tartamazza, amit meg kell oldani, és mindezt a felhasználó szemszögéből. Maga a leírás csak a szükségletet foglalja magába, és nem tér ki a funkcionalitásokra. Mindenkinek meg kell tudni érteni a tartalmát, különösen annak, akinek a szükségleteiről szó van. Minden egyes ilyen sztori hozzájárul ahhoz, amit “progresszív haladásnak” neveznek, hogy összeállítsanak egy szcenáriót, amelyben a sztori az elejétől a végéig benne van.
Például:
Én mint (szerepkör)
Szeretnék (cél, vágy)
Azért hogy (elérjek valamilyen hasznot)
Konkrét példa:
Én mint tanuló
Szeretnék tanulni
Azért hogy egy jó munkát kapjak
Interjú
Strukturált interjúkról beszélünk, ha az interjú készítőjének előre megírt kérdései vannak, és meghatározott válaszokat vár rájuk. A strukturálatlan interjúban nincsenek előre összeállított kérdések, és az interjúztató az interjúalannyal teljesen kötetlen formában beszélget a szóban forgó témáról. Az interjú sikerességének kritériumai lehetnek a következő elemek:
- Az interjúztató milyen szinten érti meg az adott témát
- Az interjúztatónak mennyi tapasztalata van interjúk készítésében
- Az interjúztató milyen készségekkel rendelkezik, hogy az interjút dokumentálja
- Az interjúalany mennyire áll készen arra, hogy átadja a releváns információkat
- Az interjúalany fejében mennyire tisztázódott le, hogy a célrendszerrel kapcsolatban milyen üzleti elvárások vannak
Mikor az interjúalanyt kiválasztjuk, akkor az alapján kell döntenünk, hogy ki rendelkezik a legautentikusabb és legfrissebb információkkal a tárgykörben. Milyen szerepe van a kezdeményezésben? Milyen fontossággal bír az általa birtokolt információ egy másik személy által birtokolt információhoz képest?
Az interjú során feltehetünk zárt végű kérdéseket (Igen / Nem válasz, vagy ahol a válasz egy speciális szám). Vagy ebben az esetben is feltehetünk nyílt végű kérdéseket, például ahol lépések sorozatát kell kiderítenünk. Az interjú készítése közben szükséges lehet egy olyan személy is, aki a szöveget lejegyzi.
Az interjú elvégzése után az interjúztató feladata rendszerezni az összegyűjtött információkat és átküldeni az interjúalanynak átnézésre. Az interjúalany így láthatja az összes információ kontextusát. A dokumentáció átnézése után felmerülhetnek olyan problémák, amelyeknek a megbeszélése kimaradt, vagy nem korrektül lett lejegyezve (pl. félreértették). Ez az átnézés még nem a követelmények jóváhagyását jelenti, hanem csak azt jelzi, hogy az interjú megfelelően lett-e lejegyezve.
Michael Boyle az interjúk kapcsán megemlítette, hogy vannak, akik a fókuszcsoportos interjúkat favorizálják, mert ezek lehetővé teszik, hogy egyszerre több embert is megkérdezzünk. A tapasztalat viszont azt mutatja, hogy átlagosan 10 ember tudja a követelményeink 90%-t lefedni.
Brainstorming
Az előadó szerint ez a technika a használtak közül a legjobb és a legrosszabb kategóriába is tartozhat. Attól függően, hogy hogyan használjuk. A brainstorming születése 1953-ra, Alex Faickney Osborn “Applied imagination” c. könyvére vezethető vissza. Bár a módszer teljesen úgy tűnik, mintha nem lennének meghatározott keretei, de ez nem igaz… Az ábrát Boyle tanár úr prezentációjából kölcsönöztem.
A brainstorming segít megválaszolni a következő kérdéseket:
- Milyen lehetőségek képesek megoldani egy speciális problémát?
- Milyen tényezők hátráltatják a csoportot, hogy eltávolodjon egy megközelítéstől vagy lehetőségtől?
- Mi okozhatja a késedelmet egy bizonyos tevékenységben?
- Mit tud tenni a csoport, hogy megoldjon egy speciális problémát?
Van néhány szabály, amit be kell tartani ahhoz, hogy a brainstorming sikeres legyen. A beszélgetés maximum 30 percet vehet igénybe, és mindenképp szükség van hozzá előkészületekre. Az elején tisztázni kell, hogy mik a résztvevők elvárásai, illetve milyen kritériumokat kell követni a beszélgetés során.
Többek közt azt, hogy nincsenek rossz ötletek, és arra sincs idő, hogy arról vitatkozzunk, hogy valami jó vagy rossz ötlet (szerintem sokan, sokszor elkövetjük ezt a hibát). A brainstorming során annyi ötletnek kell elhangzani, amennyinek csak lehet. 20-25 perc után azonban abba kell hagyni az ötletelést, és a maradék időben csoportosítani az elhangzott ötleteket és megállapítani köztük a szabályszerűséget. Az elemzésünk elvégzése után mindenképp meg kell osztani a csoporttal is az eredményeket.
|
Pozitívumok |
Negatívumok |
|
új ötletek születése |
véget nem érő tud lenni |
|
emberek közötti együttműködés |
nem motiváltak, főleg ha valaki közülük ítélkezni kezd a gondolataikról |
|
mindenki profitálhat a tapasztalatból, és ha jól csinálják, akkor csapatépítő hatású lehet |
nincs nyomon követés |
Megfigyelés
Előfordul, hogy egy munkát könnyebb megfigyelni, mint elmondani, hogy mi történik. Ilyenkor a megfigyelő megnézi az embereket munka közben, hogy megértse a munkafolyamatot. Akkor nevezhetjük a megfigyelőt hatékonynak, ha képes dokumentálni a munkát vagy javaslatokat tenni a folyamaton való változtatásra a fejlődés érdekében. Nevezhetjük munkakövetésnek vagy emberek követésének is, de ennél az angol fogalom sokkal kifejezőbb és humorosabb: “job shadowing” vagy “following people around”.
A megfigyelésnek két válfaja létezik, a passzív vagy láthatatlan megfigyelő feljegyzi a munkafolyamatot, de tartózkodik a kérdések feltevésétől. Az aktív vagy látható megfigyelő pedig a megfigyelés és jegyzetkészítés közben is aktívan kérdez.
Ezen kívül részt vehet az aktuális munkában, hogy testközelből bepillantást nyerjen. Ideiglenes “gyakornokká” vagyis tanulóvá válhat a csapatban. Illetve azt is lehet, hogy a dolgozók egy speciális folyamatot vagy tevékenységet demonstrálnak előtte.
A megfigyelés előtt meg kell határozni, hogy pontosan milyen munkafolyamatot és kit szeretnénk megfigyelni, pl. egy szakértőt vagy egy kezdőt. Olyan kérdésekkel is kell készülni, amit feltehetünk a megfigyelés közben vagy utána.
A megfigyelés lépései a következők:
- A megfigyelő mutatkozzon be a annak vagy azoknak, aki(ke)t meg fog figyelni
- Biztosítsa arról, hogy a munkája nem lesz megkérdőjelezve
- Legyen biztos afelől, hogy a megfigyelt személy érti, hogy a munkája alapjául fog szolgálni a dokumentációnak és a követelménykezelés elemzésének
- A megfigyelés után bizonyosodjon meg, hogy megfelelően összeállította a jegyzeteit
Fontos továbbá elmondani a megfigyelt személynek, hogy a megfigyelő csak a folyamatot tanulmányozza, és a felmerülő problémák megoldása nem válik a megbeszélés tárgyává. Ha a megfigyelő zavarja őt a munkájában, akkor bármikor abbahagyhatják a megfigyelést. Javasoljuk neki azt is, hogy munka közben ossza meg a kihívásokat, aggodalmakat, törekvéseket.
Fókuszcsoport
A fókuszcsoportos beszélgetés az egyik módja annak, hogy egy kimondott termékről vagy szolgáltatásról ötleteket és benyomásokat szerezzünk interaktív csoportos környezetben. A résztvevők megoszthatják benyomásaikat és preferenciáikat egy moderátor vezetésével. Tehát a fókuszcsoport direkt módon tud követelményeket támasztani, és különböző megoldásokat szolgáltatni.
Fontos meggyőződni arról, hogy a csoportban reprezentatívan minden érdekcsoport képviselteti magát. Mindannyian tisztában vannak a témával és hogy mit várnak el tőlük, de az alapvető szabályokat szóban is ki kell fejezni. A beszélegtésnek ebben az esetben 2-4 óra időtartam alatt kell lebonyolódnia, viszont mindenképp jól jön, ha a moderátor mellett egy jegyzetelő személy is jelen van, mert egy személynek nehéz lenne egy időben mindkettőt elvégeznie. Az esemény után visszajelzést kell adni a résztvevőknek.
|
Pozitívumok |
Negatívumok |
|
viszonylag sok adat szerezhető rövid idő alatt |
ellentétes véleményeket nehéz kicsikarni |
|
a résztvevők közt interakciók megfigyelése és ezekről a benyomások szerzése felbecsülhetetlen értékű |
egy homogén csoport nem támaszt egymástól eltérő követelményeket |
|
megismerhető néhány véleményvezér |
némely követelmény megfogalmazásához intim környezet teremtése szükséges |
MoSCoW
Ezt a jól megjegyezhető fogalmat Dai Clegg tálalta 1994-ben. Arra szolgál, hogy a számos követelmény között prioritási sorrendet tudjunk meghatározni. A MoSCoW feloldása a következő (az “o” betűk csak a könnyebb kiejtés miatt kerültek bele):
- M = Must: Ennek benne KELL lennie a követelményben, hogy az üzleti elvárásoknak megfeleljünk.
- S = Should: Ennek benne KELLENE lennie a követelményben ha lehetséges, de a projekt sikeressége nem ettől függ.
- C = Could: Benne LEHET a követelményben, ha nem hat másra a projekten belül.
- W = Would (vagy korábban Won't): Benne LEHETNE a követelményben később, de most nem fog bekerülni.
Utóbbi kettő, amire azt is szoktunk mondani munka közben, hogy “nice to have” funkciók.
Követelmény workshop
Egy workshop megszervezése a strukturált és hatékony formája lehet annak, hogy jól meghatározott követelményeket gyűjtsünk be. Felhasználható például a célterület meghatározásához, a felfedezéshez, a definiáláshoz, a priorizáláshoz vagy kifejezetten, hogy a célrendszerrel kapcsolatban bővítsük a követelményeket. Magával a workshoppal szemben pedig a következő követelmények vannak velünk szemben:
- Létrehozunk egy eseményt.
- Körültekintően kiválasztjuk a résztvevőket és a szakértőket, akiket meghívunk az eseményre.
- A workshop ideje talán rövid, de intenzív (eredetileg egy vagy több napos).
- A workshopot egy csapattag vagy egy írnok facilitálja, akinek semlegesnek kell lennie és dokumentálni az eseményeket.
A workshopnak is kell lenni egy előkészítő fázisának, mikor tisztázzuk a résztvevők igényeit és az esemény céljait. Meghatározzuk a workshop napirendi pontjait, és hogy mit kell ezek közül dokumentálni. Meghirdetjük az eseményt, amihez meg kell szerezni a termet és a berendezéseket (székek, projektor, tábla stb.). Meg kell határozni a résztvevők számát, és érdemes számukra kiküldeni előre az anyagokat, hogy a résztvevők fel tudjanak rá készülni. Lehet még elő-interjúkat is készíteni, amiből kiderül, hogy a célok világosak-e a résztvevők számára, és hogy szükséges-e még készülni valamivel.
A következő lépés magának a workshopnak a levezénylése, amikor oda kell figyelni a konszenzusos és a konfliktusos vélemények előtérbe kerülésére is. Ismertetni kell a célokat és a napirendi pontokat, összességében végig tárgyilagos és professzionális hangot kell megütni. A moderátornak facilitálni kell a döntéshozatalt és a konszenzusra törekvést, de nem szabad belefolyni a megbeszélésekbe tartalmilag. Mindig a megfelelő kérdéseket kell feltenni, amit az információk elemzése után találunk ki. A végén pedig az összegyűjtött dokumentumokat meg kell osztani a workshop tagjaival is. Az ezekben szereplő követelmények előnyei, hogy igazoltak (ellenőrzöttek, verifikáltak) és érvényesek (validáltak). Az igazolás azt jelenti, hogy ellenőrizzük “jól értettük ezt a dolgot?”. Az érvényesítés pedig azt, hogy “ez az a dolog, amit akartál?”.
Ajánlott bejegyzések:
A bejegyzés trackback címe:
Kommentek:
A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.
Marengoo 2015.11.15. 00:59:53
habosvilla 2015.11.15. 01:05:38
Koenigsberger 2024.03.15. 19:34:52
+ Legalább a magyar megfelelőket is megtanulom. Dicséretes, hogy az üzleti elemzés nem csak valami hunglish-bikkfanyelvet használ, mint az IT.